Некоторые необходимые вещи появились, потому что кому-то хотелось сделать свою жизнь удобней.
Например, много лет назад в Самаре проходил айтишный 404Fest и организаторы сделали для него приложение. Оно многим понравилось и сегодня известно под названием Event Rocks.
У компании НАГ сейчас похожая история. Они начали проводить Конференцию российских операторов связи (КРОС) и разработали для себя систему управления событиями (EMS) «НАГ Мероприятия».
Как появилась КРОС
В начале нулевых НАГ запустила онлайн-форум, где встречались технические специалисты и обсуждали насущные вопросы. Форум жив до сих пор и каждый месяц его посещает несколько тысяч человек: ищут ответы на вопросы, предлагают помощь участникам и просто общаются.
В какой-то момент пришло понимание — на интернет-площадке собрались не просто специалисты, а сформировалось комьюнити с большим опытом и серьёзной экспертизой. Настала пора выйти в офлайн и познакомиться всем лично. Так в 2006 прошла первая КРОС.
Сегодня мероприятие выросло из встречи форумчан на одной из турбаз под Екатеринбургом до многодневного события, которое собирает в Сочи более 900 гостей.
От Excel к собственному решению
Какое-то время для ведения списка участников и учёта прочих данных вроде оплат, команда использовала привычные таблицы. Этого было вполне достаточно, чтобы собрать информацию об участниках КРОС.
Но чем больше становилось гостей и спикеров, тем сложней становилось работать. Тогда компания приняла решение создать собственную учётную систему EMS «НАГ Мероприятия», которая бы автоматизировала большую часть задач.
Впервые самописную EMS использовали в 2013 году. Тогда в ней можно было только регистрировать участников, но ближе к 2020 программа стала активно развиваться. Сейчас EMS — основной цифровой инструмент планирования и проведения КРОС и учебных программ «Академии НАГ».
Что может EMS «НАГ Мероприятия»
Система состоит из нескольких компонентов, которые позволяют автоматизировать большое количество процессов.
Участники оставляют заявки на сайте, их проверяет модератор. После этого система автоматически распределяет номера в отеле и отправляет информацию зарегистрированному участнику.
Затем система формирует счёт на оплату. У каждого счёта есть статус: «Выставлен», «Оплачен» и так далее. В любой момент организаторы видят, кого стоит поторопить с оплатами.
Другой раздел системы посвящён работе с программой ивента: составление расписания, добавление информации о спикерах и докладах.
Важная часть EMS — виджеты, которые можно встроить на сайт мероприятия. Их несколько видов:
- Регистрации участников, спикеров и спонсоров
- «Личный кабинет», где участники могут управлять данными о своей организации, а спикеры работать с докладами
- Отображение на сайте программы мероприятия и списка докладчиков
- Пакеты участия и спонсорской поддержки. Организатор может настроить их без посторонней помощи и указать все опции
- Вопросы и ответы
В процессе работы организаторы могут получить разные отчёты, например узнать, сколько участников оплатили участие, и какой менеджер какого клиента ведёт.
Ещё EMS позволяет вести архив ивентов, в который собираются ссылки со сторонних ресурсов с подробным описанием содержимого.
Развернуть учётную систему можно на внутренних серверах компании, но разработчики отмечают, что это трудоёмкий и дорогой процесс, так что проще использовать защищённое облако, которое ориентировано на бесперебойную работу сервиса.
Интеграция с мобильным приложением
С 2018 года у КРОС появилось мобильное приложение, созданное на платформе Event Rocks. Его наполнение вполне стандартно для деловых конференций: программа, список участников и спикеров, каталоги партнёров, карты и схемы, чаты и система назначение встреч.
Приложение синхронизуется с «НАГ Мероприятия» и «подтягивает» данные об участниках, спикерах, расписании из системы. Так что организаторы заполняют данные только в учётной системе, и они автоматически обновятся в приложении.
Приложение Event Rocks стало логичным продолжением и дополнением EMS.
Выход EMS «НАГ Мероприятия» на рынок и планы развития
В НАГ отмечают, что на данный момент у платформы есть некоторые ограничения. Например, формы регистрации рассчитаны на работу с российскими компаниями, так что перед выходом на иностранные рынки нужно будет создать формы для каждой страны и проработать интеграции с местными аналогами 1С.
Следующий этап — выпуск EMS на внешний рынок, что произойдёт уже летом этого года.
Будущее ивентов
По мнению команды НАГ, современным мероприятиям нужна система, которая объединит все процессы: от продажи билетов до сведения итоговой аналитики. А приложение ивента будет необходимым дополнением, своеобразным спутником по ивенту.
В НАГ есть своё видение подобной экосистемы.
Сейчас участнику конференции нужно отдельно покупать билеты на поезд или самолёт, снимать номер в отеле и оплачивать размещение стенда. Как итог, в мессенджере или почте скапливается огромное количество писем, найти среди которых нужное бывает не всегда просто.
Но у многих информационных систем есть API, которое позволяет обмениваться данными, и имеется возможность реализовать такой сценарий.
Участник конференции заходит на сайт и выбирает пакет участия. После чего на этом же сайте выбирает номер в подходящей гостинице, билеты на нужную дату и место для размещения стенда. Данные отправляются в «НАГ Мероприятия» и скоро участник получает счёт.
Когда гость прибывает на ивент, перед ним автоматически поднимается шлагбаум, а на ресепшене уже ждёт ключ-карта.
На самом мероприятии гость получает через мобильное приложение рекомендации, какие активности посетить, кто может быть интересен для нетворкинга и предлагает с ним связаться. Рекомендации строятся на данных о компании-участнике и сведениях, которые добавил гость.
Использование связки EMS+приложение может изменить подход к проведению мероприятий. Организаторы получат больше времени для решения других задач, например креативных. А это может заметно изменить саму ивент-индустрию.
